[book] 단계적 실행력을 강화시키는 준비운동

-전체를 파악하라

-단계별로 생각하라

-상대를 관찰하라

-늘 대비하라

-자기중심주의를 경계하라

-실행하라

 

1/ 전체를 파악하라

일의 계획을 세우기 전에 반드시 해야 할 기본 과정이 있다. 첫째로 상황의 파악이다. 이 일의 규모와 목적이 무엇인지 명확하게 파악해야 한다. 둘째로 전반적인 계획이다. 언제, 어디서, 누가, 무엇을 어떻게 할 것인지 분명히 해두어야 한다. 셋째, 작업을 점검하는 것으로, 과연 그렇게 일을 하려면 어떤 사전 준비가 필요한지 파악해 두는 것이다. 마지막으로 그러한 일들을 할 수 있는 상황인지 전체적 환경을 확인하는 작업이다.

이를 확실하게 수행하는 곳이 아마도 전쟁의 사령부일 것이다. 사령관 실에 참모들이 모여 중앙의 큰 테이블에 펼쳐진 지도를 보면서 작전회의를 하는 장면은 영화나 드라마에서 흔히 볼 수 있다.

이는 일상의 '비즈니스 전쟁'에서도 마찬가지라 할 수 있다. 예컨대 어느 식품회사에서 경쟁사를 이길 수 있는 자신만만한 신제품을 개발했다고 하자. 그래서 유통 업체들을 대상으로 런칭 기념 행사를 한다고 하면, 조금만 생각해봐도 다음의 체크 포인트가 떠오를 것이다.

언제, 몇 시쯤에 개최하면 좋을까?

장소를 어디로 할까?

프로그램을 어떻게 편성할까? 준비해야 할 자료는 무엇인가?

인사말이나 프레젠테이션은 누가 할 것인가?

예산은 얼마나 들고, 얼마까지 지출할 수 있는가?

초대할 업체와 그 구체적인 초대자를 누구로 할 것인가?

전체 참가 인원은 몇 명쯤 될까?

그렇게 전체적인 상황을 그리다 보면 다음과 같은 점도 깨달을 것이다.

'거래처의 사정을 생각해서 일이 바쁜 주말이나 저녁은 피하는 것이 좋겠다'

'신제품의 장점을 실감할 수 있도록 시식회도 열자'

'예산이 부족하니 되도록 저렴한 장소로, 그렇지만 인원수를 감안하면 넓어야 하는데….'

그런 사항들이 결정되고 나면, 각각의 작업 수행을 위한 3단계가 떠오를 것이다. 어떤 일을 누가 담당하고 어느 정도의 시간에, 어떤 순서로 진행할 것인가? 사실 이 부분에서 단계적 실행력의 진가가 발휘되는 것이다.

 

2/ 단계별로 생각하라

필요한 사항과 과제가 모두 확인되면, 다음으로 각각의 작업에 필요한 시간을 계산하고 순서를 정해야 한다. 그런데 여기서 단계적 순서를 잘못 생각하는 바람에 다음과 같이 실패하는 경우도 흔하다.

중요한 행사니까 인사말은 사장님께, 상품소개는 개발부장님께 부탁하자고 생각한 담당자가 관계자의 출장이나 회의 스케줄을 확인하고 나서 '됐어, *월 *일이면 모두 모일 수 있어'하며 일정을 정하였는데, 정작 그 날은 모든 회의장이 예약되어 있는 경우도 있다. 이렇게 되면 유감스럽게도 행사를 열 수 없다.

이런 경우에는 참석자의 스케줄 확인과 장소 예약을 동시에 진행하지 않으면 안 된다. 또 자료 준비로 바쁘게 움직이다가 거래처에 초대장을 보내지 않은 것을 뒤늦게 알아차리고, 개최 일이 얼마 남지 않은 가운데 서둘러 준비하는 경우도 있다. 이러면 이미 선약이 되어 있어서 참석하지 못할 가능성이 높기도 하거니와, 회사의 이미지에도 선상이 간다.

안내장을 작성하는 경우에도 시간에 따른 순서가 필요하다. 대체로 안내장은 개회일로부터 한 달쯤 전에 보내는 것이 상식이다. 안내 문구를 써서 상사의 결재를 받는 데 3일, 본문과 봉투를 인쇄하는 데 2일이 걸린다고 한다면, 발송 5일 전에는 착수해야만 한다. 하지만 이것으로도 아직 불충분하다. 인쇄에 들어가기 전에, 초대장을 발송할 수신인의 리스트와 총 인원수가 정해져 있지 않으면 아무리 문구나 봉투가 준비되어 있어도 인쇄를 시작할 수 없다. 더구나 경쟁사와 차별화하기 위하여 봉투를 고급스럽게 만들고 싶다면 그 디자인이나 인쇄에 드는 시간도 염두에 두어야 한다.

-각 작업의 순서나 흐름을 알아둘 것

-각 작업에 필요한 시간을 계산할 것

이런 단계적 실행의 과정을 결코 빠뜨려서는 안 된다. 이런 일련의 흐름을 확실하게 관리하기 위하여 아래와 같은 단계를 거치면 좋다.

-일의 전체적 흐름이나 작업의 연관성을 도식화한 플로차트를 만든다.

-개별 작업의 진행에 관한 달력 형식의 진행표를 만든다.

-각각을 실행할 책임자와 담당자의 부서, 이름, 연락처를 명기한다.

여기서 흔히 잊어버리기 쉬운 것이 책임자와 담당자의 이름이다. 하지만 이를 명기하면 각자의 책임감이 커질 뿐 아니라, 누구에게 어떤 것을 문의해야 할지 대번에 알 수 있다.

 

3/ 상대를 관찰하라

단계적 실행력에서 중요한 것은 자신의 형편과 함께 '상대의 사정'도 생각하는 것이다. 앞에서 말한 식품회사의 신제품 발표회의 경우, 주요 거래처로는 백화점, 대형 마트, 동네 슈퍼마켓이나 식표품점 등을 들 수 있다. 참석자도 사장이나 임원뿐 아니라 구매부장, 과장에서부터 판매원까지 다양하다. 하지만 설명할 내용은 크게 다르지 않다고 한다면, 으레 '시간과 비용을 절약할 수 있도록 한꺼번에 해치우자'하고 생각할지도 모른다. 그러나 이것도 크게 잘못된 생각이다.

우선, 참석자에 대한 배려가 없는 것이 문제다. 사장들은 평사원들과 한자리에 같이 앉아 있는 것을 불쾌하게 생각할 수가 있고, 현장에서 일하는 판매원들은 사장들이 신경 쓰여서 불편하고, 자유롭게 질문도 하지 못하게 된다. 또 주요 거래처의 간부들은 점심시간을 포함한 한두 시간을 할애할 수 있을지 모르지만, 판매원들은 1분 1초도 아까운 사람들이다. 그런 다양한 처지의 거래처 관계자를 '호텔에서 정오부터 2시간'이라는 식으로 한자리에 몰아넣는 것은 문제가 된다.

그렇다면 '호텔에서 개최하는 발표회'는 중요한 거래처의 간부들을 위하여 마련하고, 이후에 백화점이나 대형 마트 등을 개별적으로 찾아가 회의실을 빌리든지 하여 구매, 판매부장이나 과장, 담당자 전원에게 설명하는 편이 더 낫다.

회의장에서 배부하는 자료도 상대방의 입장을 헤아려서 준비하는 것이 중요하다. 연장자가 많을 경우에는 작은 글자나 도표가 빽빽한 자료는 잘 생각해봐야 한다. 또 그 자료 속의 문구나 발표할 때의 언어도 상대방에 따라 구분하여 사용하는 편이 좋다. 예컨대 다음과 같은 점에 유의하기 바란다.

-상대방이 같은 업계나 직종이 아니라면 전문용어는 되도록 쓰지 않는다.

-연장자나 지위가 높은 임직원에게는 한자나 전문용어를 많이 사용해도 무방하다.

-젊은 사원이나 파트타이머, 아르바이트 직원에게는 쉬운 말을 택한다.

예를 들어 요즈음 유행하는 '고객만족'에 관한 제안서도 마케팅 부문을 대상으로 하는 설명회하면 'CS강화 플랜'으로도 괜찮지만, 연장자나 임직원에게는 '고객만족 강화책'으로, 아르바이트 직원에게는 '고객을 더욱 만족시키기 위하여 '와 같이 바꾸어 말하는 거도 하나의 방법이다.

상대방이 누군지, 어떻게 하면 만족을 줄 수 있는지를 사전에 조사해서 각각에 맞는 '고객만족의 방법'을 생각하는 것도 단계적 실행력에서는 필수다.

 

4/ 늘 대비하라

아무리 확실하게 계획을 세우거나 단계를 구성하여도 돌연 차질이 생기는 경우는 흔히 있다. 예컨대 거래처와 약속한 시간에 늦지 않으려고 만날 장소까지 가는 방법을 미리 인터넷이나 시간표로 조사하여 *시 *분까지 전철을 타면 되겠다고 안심했는데, 전철이 사고로 지연될 수도 있다.

중요한 행사를 기획했는데 당일에 비나 눈이 오는 바람에 참가자의 수가 적어서 개회가 늦어질 수 있다. 그 결과 1시간으로 예정된 행사 시간을 30분으로 단축해야 하는 경우도 생기는 것이다.

어떤 일이든 자신이 생각한 대로 진행된다면 그보다 더 좋은 것이 어디 있겠는가? 하지만 그렇게 되지 않는 것이 현실이다. 바로 그렇기 때문에 문제가 생겼을 때의 뒷수습을 생각해두어야 하는 것이다. 그런 실패를 하지 않으려면 만일에 대비한 수정계획을 세워두어야 한다.

절대로 지각하지 않으려면 '여유를 두고 한 차례 빠른 전철을 탄다'는 식의 리스크 회피도 중요하다. 발표회에서 자기에게 주어진 시간만큼 원고나 파워포인트 화면을 준비하더라도, 시간이 단축되는 경우를 생각하여 '줄인다면 어느 부분을 줄일 것인가?' 혹은 '어떤 화면을 그냥 건너뛰면 좋을까?' 하는 등의 대안도 준비해두는 것이 프로다.

덧붙이자면, 프로젝터 화면에 설명할 문장이나 도표가 모두 나온다고 해도 참가자에게 배부할 자료는 꼭 준비해두는 편이 좋다. 왜냐하면 파워포인트를 프로젝터로 영사하면 '왠지 중요할 때만 꼭 고장 난다'는 머피의 법칙이 있기 때문이다. 그렇다고 해서 화면이 안 나오니까 발표를 끝내겠다고는 할 수 없지 않은가. 꿩 대신 닭이라고, 종이로 된 자료가 있으면 그것을 이용하여 아날로그식 발표로 전환할 수 있는 것이다.

 

5/ 자기중심주의를 경계하라

지각하는 많은 직장인들은 시간관리를 못해 늦게까지 야근하는 것이 버릇이 되어버렸거나, 전철이 끊어질 때까지 술을 마시는 버릇이 있거나, 집에 가서도 밤이 새도록 게임 또는 인터넷 서핑에 빠지는 등 다양한 이유들을 가지고 있다. 하지만 이 모두는 자기중심주의 때문이다. 자신의 입장만을 생각한 결과라 할 수 있다. 또한 '지각'은 앞서 언급했듯, 핸드폰에 지나치게 의존하면서 생긴 증후근이기도 하다.

약속 시간을 굳이 정하지 않더라도 핸드폰으로 서로 연락하면 되지 않느냐는 생각은 이해한다 치자. 그러나 또한 이는, 상대가 기다리더라도 자신의 사정은 다 해결해야 한다는 자기중심주의를 종종 보여주기도 한다. 이런 자기중심주의는 악한 의도에서 나오는 것이 아니라 아무 생각 없이 중독처럼 서서히 침투해 계속 반복되는 악습관이고, 그래서 더 나쁘다.

약속 시간에 늦는 경우, 핸드폰 한 통으로 해결하는 것도 그다지 권할 만한 행동은 아니다. 자신은 '연락했으니까 됐어'라고 안도하겠지만, 상대방을 초조하게 하여 폐를 끼치는 것은 어차피 마찬가지다. 즉 자신의 마음은 편해도 상대방에게는 불쾌감을 안겨주는 셈이다.

나의 편리는 곧 그의 불편이 되는 것이다. 이런 사소한 것들도 단계적 실행력이 부족한 사람에게 두드러지게 나타나는 현상으로, 결국 일을 그르치는 큰 실수가 되기도 한다. 더구나 그 장본인은 그것을 깨닫지 못하는 데에 문제가 있다.

파워포인트 화면이나 자료의 글씨와 도표를 지나치리만큼 상세히 작성하는 자기중심주의도 여러 회의나 세미나에서 흔히 발견된다. 발표자가 이것저것 모두 넣으려고 욕심을 부리거나 '내가 아니까 상대방도 알겠지'하고 생각하는 것이 원인이 아닐까?

제한된 시간이 다 되도록 일방적으로 발표만 하고, 질문이나 의견 교환의 시간을 생략하는 것도 회의장에서 많이 볼 수 있는 자기중심주의이다. 방대한 자료를 제시하는 것이 유능함을 보여주는 것처럼 생각한다면 크나큰 착각이다. 게다가 필요 이상으로 많은 자료나 원고를 준비하는 것은 시간낭비다.

 

6/ 실행하라

단계적 실행력은 일종의 계획 능력이라 바꾸어 말할 수 있다. 하지만 사실 우리 주위에는 '계획을 위한 계획'이 너무나 많다. 아무리 단계적인 계획을 세워도 실천이 없으면 무의미하다. 그 대표적인 경우가 어린 시설 방학 때마다 만들었던 생활계획표가 아닐까? 그 중에서도 특히 깨지기 쉬운 것이 '오전 중에는 공부하고 오후에 놀자'는 계획이다. 처음에는 훌륭하게 계획표를 만들어도 막상 방학이 시작되면 아침부터 친구들이 불러내곤 한다. 그리하여 오전과 오후에 할 일이 바뀌고, 그러다 보면 어느새 공부시간은 공중으로 날아가버리는 경우가 허다했다. 결국 애써 작성한 계획표는 그림의 떡으로 끝나고 만다.

회사원에게 계획뿐인 계획으로 그치는 것 중 대표적인 것은 아마도 '영어공부'와 '일찍 일어나기'일 것이다. 특히 '일찍 일어나기'는 머리로는 그 중요성을 알고 있지만 도저히 못하겠다는 사람들이 많은 것 같다. 잠자기 전에 알람시계를 몇 개 맞춰놓는 것보다, 일단 늦게 자는 버릇부터 고쳐야 한다. 안 그러면 모처럼 맞춰둔 알람도 자장가가 되어버린다.

계획을 수행하기 위하여 중요한 것은 다음의 2가지가 전부라고 할 수 있다.

-강한 의지를 가질 것

-실행할 수 있는 환경을 만들 것

'금연'의 경우만 해도 그렇다. 요즘은 소위 '금연빌딩'이 증가하여, 흡연자들은 각 층의 한쪽 구석에 마련된 흡연실에 틀어박힐 때가 많다. 그마저도 없다면 건물 밖으로 내려와 쪼그리고 피다가 다시 또 엘리베이터에 몸을 실어야 한다. 이렇게 되면 자동적으로 담배 피는 횟수가 줄어든다. '이렇게 힘들게 피울 바에야 차라리 끊어버리자' 하고 생각하는 사람도 많아질 것이다. '환경 조성'이 자칫 꺾이기 쉬운 '의지'의 등을 받쳐주는 것이다.

그렇기 때문에 단계적 실행력을 익히기 위해서는 적절한 생활환경의 조성과 좋은 습관을 몸에 배게 하는 것이 무엇보다 중요하다.

 

-토리오는 업무천재 中